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簡単に住民票の写しを取得できる方法

簡単に住民票の写しを取得できる方法

引越しに伴い、職場や学校、契約関係の書類の住所変更は必須となってきます。 そんな住所変更に必要になってくるのが住民票の写し。 何かと忙しい引越し時期は、住民票の写しもスムーズに取得したいもの。 今回は、市町村の窓口に行っても戸惑わないように、住民票の写しの取得方法を詳しく説明していきます。

 


引越しにより、職場や学校、運転免許証や車両登録、賃貸契約、年金や生命保険などの住所変更が必要となってきます。そんな住所変更の手続きの際に、居住場所の証明となるのが住民票の写し。 住民票は、市役所や町役場などで取得できますが、普段の生活にあまり使わないので、住民票の写しの取得方法がよくわからないという場合も多いのでは?
今回は、住民票の写しの取得方法や注意点について、わかりやすく説明していきます。

窓口での住民票の写し取得方法

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1、住民票とは?

「住民票」とは「日本で暮らしている住民一人ひとりの氏名・住所が記載されている、役所で作成されたデータのこと」で、各市町村ごとに住民基本台帳でまとめられています。 出生届と同時に住民票が作成されますが、引越しや結婚など住所や名前が変わった場合は、住民票の内容も異動したものが作成されることになります。

「戸籍の写し」は「個人の親族的身分関係(婚姻・離婚・養子縁組・離縁など、身分の変動による法律に関わる親族の身分行為)を公的に証明するもの」です。

一方「住民票の写し」は「個人の居住関係を公的に証明できるもの」となります。

2、住民票の写しの取得方法

私たちは、車両登録や賃貸契約などの様々な契約手続き、就職や引っ越しによる住所変更などで、自分の住所などを証明できる、住民票の写しの提出を求められる場面があります。 その場合は、住んでいる市町村役場の住民課の窓口で、個人の氏名・住所が記載されたデータである「住民票の写し」を取得することになります。

≪本人、または家族が住民票の写しを取得する場合≫

① 住民票を取得する場合は、住民票の写しの利用目的を記載する必要があります。
保険・年金・免許・不動産・就職・各種手当など、目的をはっきりさせておきましょう。
窓口に行く際には、本人確認書類、印鑑を持参しましょう。
② 市町村の役所の住民課などに行き、窓口に置いてある「住民票等の交付(請求)申請書」に必要事項を記入し、窓口に提出します。
(交付申請書は、市町村によってはホームページからダウンロードできる場合もある)
③ 呼ばれたら窓口に行き、発行手数料を支払い、住民票の写しを受け取ります。
手数料は、自治体によっても異なりますが、200~500円程度となります。

≪代理人が住民票の写しを取得する場合≫

委任状と代理人本人の本人確認書類、代理人の印鑑を準備します。
それ以外の窓口での取得に必要な書類は、上記で示した、≪本人、または家族が住民票の写しを取得する場合≫と同様になります。

委任状のフォーマットは、市町村のホームページからダウンロードできますが、本人の直筆・押印が必須で、ワープロやパソコンのみで作成した委任状は認められません。
また、本人や家族の委任がない場合の請求は、契約書や債券証明書など、住民票の写しの利用目的が確認できる書類が必要となります。

3、住民票の写しの種類

住民票の写しには、記載される内容や項目によって、いくつかの種類があり、「住民票等の交付申請書」に記入する際に、住民票の写しで証明できる種類を選ぶことが出来ます。
ここでは、種類別に説明していきます。

① 住民票の写し

住民票の写しには、世帯(家族)全員が記載された住民票謄本(とうほん)と、世帯(家族)の一部(個人)だけが記載された住民票抄本(しょうほん)の2種類があります。
住民票謄本は「世帯全員のもの」、住民票抄本は「個人のもの」と呼ばれています。

住民票の記録内容は、選挙や国民健康保険に関わる行政の事務処理に利用されることになりますが、具体的な記録事項は、
・住所
・氏名
・生年月日
・性別
・世帯主の氏名、続柄
・戸籍(本籍と戸籍筆頭者の氏名)
・住民となった年月日
・引っ越しで転入した場合は転入した年月日
・その住所への届け出をした年月日(同市町村内での異動の場合は、前の住所に見え消し線が引かれる)

② 住民票記載事項証明書

「住民票の写し」は、本籍など、提出を求めている側(職場や学校など)が必要としていない項目も記載されています。

比べて、「住民票記載事項証明書」には、申請者が希望する項目だけ記載された、居住に関する証明書となります。

個人情報の管理に伴ったトラブルを事前に防ぐ観点から、不要な個人情報は取得しないようにするために、個人の居住の証明に必要な項目のみが記載された「住民票記載事項証明書」が近年よく利用されるようになりました。

住民票記載事項証明書は、通常は提出先が作成した指定のフォーマットに、証明する住所・氏名・性別・生年月日などを記入し、「住民票記載事項証明書願い」として、役所に持って行きます。
役所に置いてある、住民票記載事項証明書交付請求書に必要事項を記入し、「住民票記載事項証明書願い」と一緒に窓口に出します。
「住民票記載事項証明書願い」に記入してある内容が、住民基本台帳の住民票と相違ない、というハンコを押してもらうことで、「住民票記載事項証明書」が取得出来ます。

実は住民票は、市町村により、用紙の大きさや、タテヨコが異なっています。
住民票記載事項証明書の場合は、提出先のフォーマットを使用するので、居住証明を必要としている組織の方では、書類の大きさを統一することができるので、管理がしやすくなるといえます。

もし、提出先に指定の書式がない場合は、それぞれの役所にも書式があるので、窓口に相談してみましょう。

③ 住民票の除票

引越しでの転居届や、死亡届が出されると、元住所地から住民票が抹消され、「住民票の除票」が作成されることになります。
住民票の除票は、元の住所地の市町村で作成されますが、転居届や死亡届が出される前の住民票に記載されていた項目のほかに、引越しの場合は転出先の住所と異動年月日、死亡の場合は死亡年月日が記載されます。

住民票の除票には引っ越し先も記載され、複数回引越した場合の居住市町村が記載されるので、自動車の売却などで購入地から転々とした場合、引越しの履歴を証明することが可能となります。
また、死亡による住民票の除票は、不動産の相続登記や、死亡による様々な公的手続きに使われることになります。

住民票の除票の取得方法も、住民票の写しの取得方法と同じですが、市町村での保管義務が5年間となっていて、それを超えると住民票の除票を請求することができなくなります。

④ 番外編;戸籍の附票

「戸籍の附票」は、本籍地で作成され、戸籍の構成員(附票に記載されている者)の住所の履歴を記録していくものとなります。

戸籍の附票は、車検証の住所変更や、不動産所有名義人の住所変更登記などに使用されます。
また、住民票の除票の住所履歴には、記載できる転居場所の数に限りがあることや、5年を超えると取得できなくなるので、長期にわたり引越しを繰り返している場合は、戸籍の附票を取得したほうが、住所の変遷を確認しやすくなるといえます。

取得できる市町村は、本籍地のある市町村となります。
取得方法は、住民票の写しの取得方法と同じですが、請求する際の交付申請書に、本籍地と筆頭者を記載する必要があるので、あらかじめ確認しておきましょう。

 

窓口以外でも取得可能!

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≪郵送でも取得可能!≫

「住民票の写し」は、市町村役場の窓口以外にも、郵送で取得することが出来ます。
住民票は、住民票の住所のある市町村の役所で住民基本台帳として管理されているので、住所のある市町村から取り寄せることになります。
必要なものは以下の通りです。
① 住民票の交付に関する請求書※1
・住民票がある市町村のホームページからダウンロードできる。
② 手数料分の定額小為替(ていがくこかわせ)
・定額小為替とは、お金に換金できる券のことで、郵便局で販売しています。
・手数料は、住民票を取得したい市町村の役所で確認してください。(主に300~500円程度)
・購入したら、定額小為替には何も記入しないで⑤の封筒に入れます。
③ 返信用封筒
・請求した住民票が自分(請求者)に届くように、自分(請求者)現在暮らしている住所を記入し、必要額の切手を貼ります。
切手の金額は、必要書類の枚数などで重さが変わるので、郵便局の窓口で相談すると良いでしょう。
④ 官公庁発行の本人確認できる書類の写し
・運転免許証や、パスポートなど。
⑤ 住民票を請求する市町村の役所の住所を書いた封筒
・①~④の書類を入れて、郵送します。

※1住民票関係請求書や住民票交付請求書など、市町村によって呼び方が若干異なる

なお、住民票を取得したい市町村から住民票の交付請求書がダウンロードできない場合は、手書きなど、任意の書式でも取り寄せることができます。
その場合は、任意の様式の住民票の交付の請求書(上記の②の代わり)として、
・請求者の氏名・現住所・日中連絡がつく電話番号を記入し、押印する。
・証明したい住民票の写しの種類と、何通必要かを記入する。
・証明が必要な人の氏名・住所・生年月日を記入する。
・住民票の写しの記載事項として、世帯全員なのか特定の人間だけか、本籍・続柄の有無も記入する。
・提出先(職場、学校など)と使用目的も書く。
・他に証明したいことがあれば追記する。(過去の住所履歴が必要など)
を書いて郵送します。

≪コンビニから取得できる!≫

コンビニでは、住民票がある市町村以外からも、住民票の写しを取得することができるので、全国のどこからでも発行することが可能です。

それでは、コンビニでの住民票の写しの取得方法を紹介します。
① コンビニ店内に置かれているキオスク端末(マルチコピー機)の画面表示を確認します。
表示されている項目の中に、「行政サービス」とあるので、表示ボタンを押します(指でタッチ)。
② 利用上の同意事項を「同意する」を選び次に進みます。
③ 「証明書交付サービス(コンビニ交付)」を押し(タッチし)、マイナンバーカードをキオスク端末に読み取らせます。
④ 住民票を交付する市町村を選択します。
⑤ マイナンバーカードの暗証番号を入力し、カードを取り外します。
これ以降はマイナンバーカードは使わないので、紛失しないようすぐにしまっておきましょう。
⑥ 必要な証明書の種類で、住民票の写しや住民票記載事項証明書など、必要な項目を選択し、ボタンを押します。
⑦ 交付種別を「本人・世帯全員・世帯の一部」のいずれかを選択。
⑧ 続柄や本籍、個人番号などの記載事項の有無を押します。
⑨ 発行部数(通数)を入力すると、全体の発行内容が表示されるので、訂正の場合は戻って修正し、訂正事項がなければ確定ボタンを押します。
⑩ 手数料をお金の投入口に入れると、発行された住民票などが印刷されます。
⑪ 最後に領収書を受け取って終了となります。

住民票の写しを取得するのに必要なもの

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≪本人確認書類≫

平成20年から、戸籍法・住民基本台帳法の改正で、戸籍や住民票の交付申請の際の本人確認について、本人を確認できる書類の提示が必要となりました。

官公庁発行のもので、顔写真付きのものであれば、1枚の提示で足りることになります。
例えば、運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなどが本人確認書類となります。
他にも、小型船舶操縦免許証、電気工事士免状、宅地建物取引主任者証など、また、戦傷病者手帳や進退障がい者手帳や外国人登録証明書も本人確認書類として提示できます。

また、2枚(2組)以上提示すれば、本人確認書類としてみなされるものもあります。
それは、紙で発行されたマイナンバー(個人番号)通知カード、国民健康保険・健康保険などの被保険者証、国民年金手帳、国民年金・厚生年金などの年金証書がそれにあたります。

≪印鑑≫

市町村の役所では、住民票など、各種証明書を取得する際に、必ずと言っていいほど印鑑が必要になってきます。
本人確認の押印ですので、押した際の陰影にばらつきのあるシャチハタなど、ゴム印は認められませんが、三文判で十分なので、忘れずに持参しましょう。

≪委任状≫

代理人による住民票の取得には、委任状が必要です。
各市町村のホームページからダウンロードできる場合もありますが、委任状の書式は特に定まっておらず、自分で作成することもできます。
委任状に必要となってくる記載事項は、
① 請求する本人と代理人の住所、氏名、生年月日、電話番号。
この部分は必ず手書きで自筆しましょう。
② 委任の内容
例)住民票の写しの申請、など
③ 委任状の作成年月日
④ 必要な書類の種類と必要部数(通数)
⑤ 使用目的

≪マイナンバーカード≫

コンビニで取得する場合は、写真付きのマイナンバーカードが便利ですが、暗証番号を入力する必要があります。
マイナンバーカードを作成した際に、暗証番号も登録しているので、忘れないようにしましょう。

マイナンバーカードは、暗証番号を3回間違って入力すると、ロックがかかり、ロック解除しなければキオスク端末から取得できなくなります。
ロックした場合は、市町村の窓口に行き、解除申請をしましょう。
また、暗証番号を忘れてしまった場合は、マイナンバーカード以外の本人確認書類と、マイナンバー(個人番号)通知カードを持参し、市町村の窓口で再設定の手続きをしましょう。

因みに、マイナンバーカードには、有効期限があります。
カード発行日から、20歳未満は5年、20歳以上は10年となっていて、更新は有効期限満了日の3ヶ月前から手続きができます。

≪手数料≫

それぞれの市町村によって住民票の取得の手数料は変わってきますが、おおむね200~500円程度が相場となっております。
前もって市町村の役所の問い合わせておくと安心です。

申請時の注意点

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≪居住している住所地以外から発行できる、広域交付住民票≫

住民票が置いてある住所地以外の市町村が発行できる住民票の写しとして「広域交付住民票」があります。
これは、住民基本台帳のネットワークシステムの接続で、他地域からも住民票の写しとして取得できるようになりました。
ただし、ネットワークシステム未接続の市町村は対応していないこと、また、本籍地が記載されないので、運転免許証の更新や、年金などの手続きには使用できないことを念頭に入れておきましょう。

≪住民票の写しに、有効期限はあるの?≫

法律的には、発行された住民票の写しには有効期限はありません。 よく耳にする「〇カ月以内の住民票の写し」とは、提出先が決める期限なのです。 住民票の写しを取得してから長期間が経過すると、本人の実際の生活と異なる場合があります。 そのためほとんどの法人が「発行日から3カ月以内」などと定めているところが多いようです。

≪不正により住民票を取得した場合≫

平成19年に「住民基本台帳法の一部を改正する法律」が公布され、住民票関係の証明書を取得する際の本人確認などの手続きが厳格化されました。 あわせて、住民票の関係書類の取得で、偽りやなりすましなど、不正な手段で交付した者に対して、罰則刑事罰となり、30万以下の罰金に処するものとされました。

≪特別な事情があって、住民票等に閲覧の制限をかける場合≫

DVやストーカー行為が理由で、第三者に住民票の閲覧・交付を制限したい場合は、閲覧交付制限の支援措置が設けられています。 方法は、管轄の警察署に行き被害相談をし、「住民票の閲覧制限が必要」という内容の書類を受け取り、市町村の役所に提出します。

警察署以外にも、配偶者暴力相談支援センター・女性相談所・福祉総合センターなどの公的機関でも受け付けていて、被害届の提出は不要となります。 相談の結果、住民票の閲覧制限が必要と見なされれば、「住民基本台帳事務における支援措置申出書」を受け取ることができます。

警察署などの相談先から渡された「ストーカー規制法に基づく警告等実施書面」などを添付し、市町村の役所の窓口に提出します。 その後、関係市町村に申出書が転送され、住民票などの関係書類の閲覧制限を始めとした、支援措置を受けることになります。

まとめ

引越し後間もないと、契約関係を始めとしたさまざまな書類の住所変更の手続きが必要になります。 そんな時必須になる書類が住民票関係の写し。 簡単に取得できると思ったら足りない書類があって2度足を踏むことになる場合もあります。

市町村の役所の窓口は、平日しか空いていないので、わざわざお休みをとって手続きする人も多いです。 住民票の写しをスムーズに取得するためにも、下調べはしっかりておきたいものですね。

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